はじめに
管理職のマネジメント業務を改善するアイデアについて説明します。管理職の方は是非お読みください。
特に現場との掛け持ちで、マネジメントまで思うように手がまわらず「マネジメントできていない！」と考えている管理職、経営者の方にお勧めします。
マネジメントには、効果と目標を掲げる
目標を決めて、意識を変えなければ、本当の意味でのマネジメントは成功しません。マネジメントは、自分らしさではなく、組織が機能する仕組みです。だからマネジメントもフォーマット（標準化）する必要があるのです。それを守ることで、着実に成果は出てきます。本記事は、以下のポイントで進めてゆきます。
●仕組みによって働く意識を共有する
●研修やマニュアルにより周知する
●日常的に目標を意識できるようにする
●業務のムダ、ムリ、ムラをなくすサイクルをつくる
優れたワーク・ライフ・バランスは、企業を活性化させて、収益の増加や従業員の働きがいを向上させます。マネジメントすべきことです
マネジメントは仕組みから手をつける
マネジメントが部下や社員の「休みを増やすだけ」「残業をしないだけ」の休暇日数や労働時間の管理だけになっていることはありませんか？ それでは、生産性や効率化の向上にはならず、意識や行動の変化につながらなければ、マネジメントとはいえません。
そのためには、マネジメントの中に行動する仕組みを作る必要があります。対策としてあげられるのが次の三つです。
●マネジメントの標準化を行う
●勤怠管理ツールを利用して労働時間の管理を見える化する
●業務の効率化、不要業務対策を進める
マネジメントには、業務の定義が必要
マネジメントには業務を定義することが重要です。それらの業務を見える化し、やるべきことはリスト化し、必要に応じてマニュアルを作成します。
そうした仕組みづくりに取り組むだけでも意識改革につながります。なにより部下が自分ごととして考えるようになります。
研修ではグループワークを取り入れる
研修は座学のみならず、グループワークを取り入れましょう。グループワークを通して、より実践に即した学びが得られます。
まず、あらかじめ現在の仕事の進め方に関して、問題点を分析します。こうして洗い出した課題やその類似事例について、グループで解決策を考えていきます。
ここで重要となるのが、自身が上司や部下から必要とされているスキルを知ることです。
自分が部下なら、あるいは社長や経営層なら、どのような行動を管理職に望むか。他の立場から多面的に考え、会社に資するマネジメントが可能となります。
ベテランマネージャーに学ぶ社内留学
好成績を収めている支店や部門、店舗の管理職を手本として、マネジメントの標準化を図ります。
対象の管理職が、実際に現場でマネジメントする様子を見学するのは良い方法です。上長や研修担当者も見学に同行し、他の管理職と共有したい点を記録しておきましょう。
見学後には、他の管理職にも気づいたことをまとめてもらい、報告書を提出してもらいます。上長や研修担当者が感じた点と、報告書の内容をすり合わせることで、マネジメントの方針が一致しているかを簡単に確認できます。不足している点や、ずれている点があれば、きちんと伝えるようにしましょう。マネジメントレベルが一定の基準を満たしているか計測するために、テストやロールプレイングを行うのも手段のひとつです。
ある会社では、社内留学という制度をつくりました。これは、期間限定で、希望する他の支店で働く試みです。全国に支店を持つ企業では、他の支店の数字を見ることはできますが、どのような活動をしているのかはわかりません。
そこで、やる気のある社員が、他の支店を体験し、そこが持つノウハウを吸収するという施策を設けたのです。その結果、社内留学した社員だけでなく、留学先の支店も新たなノウハウ吸収ができ、支店の活性化が進みました。
支店がない中小企業でも、部門間での一時的留学をすることができます。また、課長会議、部長会議などで、単に数字の報告をするだけでなく、活躍した社員の活動内容、マネジメントを報告することで、同様の効果が得られます。社内留学にしても、マネジメント報告にしても、その本質にあるのは情報共有だからです。
勤怠管理に見える化ツールを使用する
休日休暇のマネジメントは、部下のモチベーションに関わる重要な要素です。感覚ではなく数字で見える化しなければなりません。各種勤怠ツールが多くの企業に取り入れられているのは、以下の様な理由からです。
□勤怠データの集計時間を大幅に削減できる
□役務や勤務に合わせて打刻方法が設定できる
□打刻漏れや不正打刻の防止ができる
□人件費がリアルタイムで把握できる
□残業時間や休日出勤を把握できる
□割増手当などの給与計算の効率化できる
□労働法制改正への対応が容易
□勤務超過を未然に防ぐことができる
□人事戦略で勤怠データが活用できる
□業務効率化、ペーパーレス化でコスト削減
業務の効率化と不要業務の仕分け
マネジメントで重要なことが業務の効率化です。それには、取り組みやすい業務とそうでない業務があります。業務が効率化しやすい仕事には以下のような仕事が挙げられます。
定型的業務：ある程度ルールが明確に決まっている仕事
定期的業務：定期的に行われる業務で流れなどがきまっている
単純工程業務：決まったことを繰り返している業務
会議に関わる業務：結果のともなわないルーティン的な会議
訪問や出張にともなう業務：習慣的に行なっている業務
業務の効率化は計画的に行うことで着実に進んでいきます。マネジメントの要ともいえますので、ぜひ、取り組んでください。
効率化方法としては主に以下のようなことが考えられます。
□やめる・省略・省力
□自動化する
□情報共有を進める
□アウトソーシングする
□プロセスの見直し
□組織変更や人事
仕事の完成、基準を明確にする
業務の遂行が非効率なチームに見られるのは、仕事のペース配分や時間管理を部下に任せきりにしていることがあげられます。
そのようなケースでは、高い品質の仕事はできても、効率性への意識が薄く、悪く言えば「ダラダラと仕事をする」ことになります。
属人的な仕事や時間の管理は、上司あるいは組織的な進捗管理が困難になるという弊害もあります。
仕事のゴールを明確にすれば、部下もペース配分や時間管理を逆算で考えるようになります。限られた時間内に、目標とする品質をどうすれば達成できるのか。その工夫が、効率的な仕事を生み出します。
仕事のゴールは最終的なものだけでなく、中間地点にも設定しておきましょう。いわゆる「KPI（重要業績評価指標）」の設定です。
KPIは、目標達成度合いを評価する評価指標のことです。目標達成へのプロセスにおける達成度を把握、評価するための「中間目標」として用いられます。業務のフェーズごとに目標を設定しておけば、進行度合いもすぐにわかるので、上司による進捗管理もたやすくなります。
業務の進捗で効率化をすすめるポイント
□属人的な時間管理の排除（業務委託への転換も検討）
□仕事のゴールの明確化
□KPI（重要業績評価指標）の設定
□業務フェーズごとの進捗管理
中間目標をKPIというのに対し、最終目標はKGI（重要目標達成指標）といいます。
目標の設定数が増えるということは、それに付随する会議や打ち合わせも増えるということです。しかし、ただ会議を増やすだけでは非効率。次の項目では、「柔軟な会議システムの導入」について説明します。
仕事への意味づけ、意識づけを高める方法とは
仕事の意識づけを高める、部や課のクレドを作成する
クレドを上手く活用して、仕事の意識付けを目指しましょう。
クレドは意思決定の基準になります。会社で作成しているところもありますが、部や課でつくっても構いません。面談やミーティングを通して、部下の意見をまとめることが大切です。
クレドでは以下の点を注意します。
若手・中堅の仕事の範囲を明確にする
若手や中堅を教育する過程では、必要以上に労働時間が長くなる問題が生じます。このような事態を避けるには、人材育成に費やす時間と実務にあたる時間を、明確に分類することが大事です。
実務量を考慮せず、必要以上にミーティングなどに時間を費やしてはいませんか。これを契機として、マネジメントのあり方や各々のキャパシティを考え直してみてください。
おわりに
管理職のマネジメント業務を効率化し、時間を生み出すには、まずマネジメントの標準化から始めること。業務を定義づけ、目標と評価指標を設定することで、部下の業務管理がしやすくなります。さらに勤怠管理ツールを活用し、業務の進捗状況を可視化することが重要です。こうした実践的な取り組みを通じ、マネジメント業務の効率化が期待できます。