企業の魅力を高める業務改善のアイデア12選

はじめに

本記事では働き方と休み方から業務改善を進めて、企業の魅力を高める方法を記しています。特に休み方は社員の待遇改善だけではなく、モチベーションアップや会社へのロイヤリティを高める重要な経営戦略です。結果として会社の業務改善になり、業績アップや人材確保につながります。

ここでは休み方や組織の体制、方向性など12のアイデアについて解説します。業務改善を進めることは、古いスタイルの働き方を見直すことになり、企業の魅力はアップし、離職者の減少、就職希望者の増加など大きなメリットも創出します。

勤務間インターバル制度で企業の魅力を高めよう

勤務間インターバル制度とは、退勤時から出勤時までに一定の休息を確保することで、労働者の生活時間や睡眠時間を確保する制度です。働き方改革により事業主による努力義務とされていますが、これは企業の魅力アップに欠かせない制度です。

勤務間インターバル制度を導入することで従業員の労働意欲や業務におけるミス、効率的な人材活用なども期待されます。勤務間インターバル制度については勤務間インターバル制度とは【メリットや導入について】の記事で解説しています。

企業の魅力を高めるオーソドックなノー残業デーの徹底推進

ノー残業デーにも柔軟な考えを取り入れる

ノー残業デーを設定していても、所定外労働が常態化していたり、急ぎの仕事があったりと、思うような効果が得られない場合があります。しかし、ノー残業デーだからといって所定外労働を禁止してしまうと、仕事の質の低下、翌日以降の業務量増加などの弊害が発生する可能性があります。業務の状況に対応しながら、所定外労働時間の減少を目指せる仕組みをつくりましょう。

ノー残業デーで残業する際は申告書で承認を

ノー残業デーを上手く運用するために、所定外労働に申告制度を導入しましょう。上司に「所定外労働をする理由」と「おおよその所要時間」を申告し、承認を得てから、所定外労働を行うようにします。

上司は申告を承認する前に、ノー残業デーにあえて行うべき業務内容なのか、精査しなければなりません。翌日以降でも問題ない業務であれば、却下することも大切です。申告してまで所定外労働を必要とする場合、その部下には過度な負担がかかっている可能性があります。単に所定外労働を申告制度にするだけでなく、所定外労働を招く原因を突き止めて、解消できるよう努めることが重要です。

上記の取り組みを継続し、改善の効果が認められたら、ノー残業デー以外にも申告制度の対象日を拡大していきます。まずは、可能な範囲でノー残業デーを活用し、少しずつ所定外労働を減らしていきましょう。

魅力ある職場は、業務に集中できる仕組みがある

顧客至上主義の働き方は、顧客離れを招くリスクがある

「お客様の要望には、いついかなるときも応える」という考えは悪いことではありません。しかし、顧客ばかりに気を取られて社員に目が向けられていないと、かえって顧客離れを招くことになりかねません。

この問題が多いのは、実店舗を構える小売店です。例えばブティックでは顧客を待たさないように、すべてのスタッフが顧客の動向に気を払っていることが一般的です。在庫の確認作業中も、品出し中も、顧客のちょっとした動きに注意して、何かあればすぐに接客を行うのです。顧客側としては待たされる時間もないため、ありがたいサービスといえます。

しかし、接客による中断が頻繁に起こると、在庫管理や品出しといった作業に集中しづらくなり、最終的に接客そのものまでおろそかになってしまう恐れがあります。

このように、過度な顧客至上主義の働き方はサービスの質を低下させ、顧客離れを招く危険があるのです。

業務の棚卸しをして、分配や役割の最適化を行う

BtoBでもBtoCでも、企業が目指すべきは接客の質だけでなく、顧客に提供するサービスの総合的な質の向上です。一部の業務に注力するあまり、全体としてのサービスの質が低下していないか、業務の棚卸しでチェックして、不要な業務を廃止および業務の再分配を行いましょう。

先ほどのブティックの例だと、接客・在庫管理・品出しなど業務ごとにスタッフを配備。役割分担を徹底して、各々の業務に集中してもらうという改善策が考えられます。

業務の棚卸しの会議には上層部も参加し、定期的に実施しよう

業務の棚卸しを行う会議には管理職や上層部も参加するようにしましょう。現場レベルの意見も大切ですが、全体を最適化するためには俯瞰視点での意見も重要になるからです。

また、棚卸しの会議は継続的に取り組みます。現場の業務は時間の経過と共に増えていくのが常だからです。年に1回でもいいので、定期的に行うようにしましょう。

モデル店舗でトライアルを行い、他店舗へと水平展開する

複数の店舗を展開している場合は、まず1店舗から最適化を図りましょう。全社的な取り組みの前段階としてモデル店舗を選定し、トライアルで仕事の棚卸しと最適化を実施するのです。モデル店舗で目標を達成したら、その成功事例を他店舗へと水平展開します。

• POINT
• 過度な顧客至上主義の働き方は全体的なサービスの質を下げかねない
• 一部の業務に注力し過ぎていないか業務の棚卸しでチェック
• 不要な業務を廃止および統合する
• 棚卸しの会議には上層部も参加
• 会議は定期的に実施する
• 複数店舗を展開する場合はモデル店舗を選定して実施
• 成功事例を他店舗へと水平展開する

魅力ある会社は、社員の家族のことを理解しているもの

仕事に対する周囲の理解がなければ、社員もつらい

社員の満足度が向上したら、社外に向けたPRも行います。というのも、例えば「3K」に近い印象をもたれやすい職場だと、社員本人は満足して働いていても周囲に理解してもらえず、それが精神的なジレンマになる可能性があるからです。

また、社員がどのような思いで働いているのかを外部に発信することは、求職者へのPRにもつながります。飲食店の評価にも口コミが重要視される現代社会、就職前線でも「生の声」が貴重な判断基準になるのです。

家族や求職者の理解が進めば、社員も仕事に誇りを持てる

情報発信の方法としては、参加型イベントの実施があります。いわゆる職場見学です。家族や求職者に実際に業務を見てもらい、理解を促します。先入観が解消され、評価をしてもらうことができれば、働いている社員たちも自分の仕事によりいっそうの誇りを感じることができるでしょう。感想が直に伝わるように、イベント後に社員も交えた懇親会を催すのもおすすめです。

• POINT
• 仕事に対する周囲の理解不足は、社員に精神的ジレンマを生む
• 社員の「生の声」は求職者の重要な判断基準となる
• 情報発信の方法は参加型イベントがある
• 周囲からの評価は、仕事に対する社員の誇りにつながる

働きやすい職場にするには36協定の内容を見直す

36協定とは、労働基準法36条に基づく労使協定を指します。これにともなう36協定届（時間外・休日労働に関する協定書）は法定労働時間を超過するときに必要となります。

この36協定で定められている法定外労働の上限が高いままだと、いくら業務改善を呼びかけても、社員の主体的な取り組みにつながらない可能性があります。まずは36協定の内容の抜本的な見直しを行い、業務改善を進められる状態を整備しましょう。

魅力ある企業は、ノルマより社員の個性を伸ばしている

ノルマ重視の企業は敬遠される傾向に

先述したマイナビの調査によると、就活生が行きたくない会社の1位は「ノルマのきつそうな会社」（34.7％、前年比3.8pt増）で、19年連続1位だった「暗い雰囲気の会社」（28.5％、前年比3.3pt減）を初めて抜きました。

この結果から、「最近の若者は労働意欲が低い」と取るのは早計です。企業選択のポイント「安定している会社」、「自分のやりたい仕事（職種）ができる会社」まで含めて考えれば、数字に忙殺されるより、自分らしくいきいきと働けることを希望していると見るのが妥当でしょう。

企業としてはノルマ達成に追われない、効率的な働き方の推進が求められます。

効率重視の第一歩は、個人から協調への意識改革

効率的な働き方とは、最終的に挙げた成果よりも時間あたりの成果を重視することです。営業職なら、1週間や1カ月で獲得した成約件数ではなく、時間あたりの成約率で評価します。

このとき、経営層や管理職におけるマネジメント思考も効率重視型に転換することが大切です。件数から成約率へとノルマをすげ替えただけでは問題の本質は変わらないからです。

社員のナレッジを部署間で共有させて、部署全体で効率の良い活動を行えるようにマネジメントします。つまり、顧客や業務はひとりの担当者のものではなく、会社全体のものであるという意識を持つようにするのです。

単調作業はデジタルに任せて、社員の個性を発揮できる環境をつくる

ナレッジの共有には、効率の良い活動を行っている事例の収集とその要因の分析が欠かせません。この情報収集と分析にはAIやBIといったデジタルツールの活用がおすすめです。

収集や分析といったデータ処理の作業は、単調かつ長い時間を必要とします。しかし、AIやBIなら瞬時に作業を完了させます。しかも、主観や印象の影響がない、客観的な結果を提示してくれます。

その点からも、データ処理は人よりもAIやBIのほうが適しているといえます。そして単調かつ長い時間を必要とする作業から解放された社員は、人ならではのクリエイティブな作業に注力できるのです。

• POINT
• 就活生が行きたくない企業の1位は「ノルマのきつそうな会社」
• 企業には成果主義から効率主義への転換が求められる
• 効率的な働き方の推進には、顧客や業務はひとりの担当者のものではなく、会社全体のものであるという意識を持つことが大事
• AIやBIの活用は単調作業の効率化を進めるだけでなく、社員のクリエイティブな力を発揮する環境も構築する

企業価値は人件費に見合った販売価格の値上げにあり

人件費単価設定を、目標とする年次有給休暇取得日数を含めて計算。その値を基に業務の受託費用を積算すれば、従業員が年次有給休暇を取りやすくなります。

価格交渉時に値上げのみを提示すれば、顧客は困惑してしまうかもしれません。顧客の理解を得るために、値上げに踏み切った理由を説明しましょう。自社の業務改善を通して、間接的に顧客へもたらされるメリットを説明することが大事です。

意識改革が企業の魅力になる！特化型の委員会を設置しよう

意識改革では現場の声を吸い上げる

現場に近くなればなるほど、仕事の権限や裁量が少なくなるため、業務に課題を抱える社員は増加する傾向にあります。つまり、意識改革を全社で進めていくには、現場の声に耳を傾けることが大切です。

社内協議を徹底するための組織を設ける

意識改革に関して、トップダウン方式で全てを決めると、現場の実情にそぐわないケースが出る可能性があります。それを回避するために、業務ごとに協議する委員会を設置します。意識改革の実現に向けて、現場の社員と定期的に意見を交換するようにしましょう。

秘匿性の高い社員アンケートを行う

部長や店長などのマネジメント側の意見だけでなく、現場の従業員の声に耳を傾けて明らかになる課題もあります。そうした声を吸い上げるには、イントラネットや社内メール、社内チャットに、アンケートフォームのURLを掲載して、秘匿性の高い無記名アンケートを実施します。人事評価や上司の目を気にせず、より本音に近い現場の声を聞くことができます。

それぞれの部門や店舗が抱える課題が明らかになれば、意識改革の方向性や具体的な方法を定めやすくなります。共通して多く見られた意見は、組織全体の問題として捉えます。各部門・各店舗特有の問題点には、その代表との面談や研修を通して、アドバイスを授けるようにしましょう。

好成績の部門や店舗の事例を共有すれば企業の魅力になる

成功事例をフォーカスする

複数の部門や店舗がある企業では、成功事例を示すのも一つの方法です。特に優れた成績を部門や店舗にフォーカスしましょう。また、成功事例やロールモデルを定めても、従業員に知ってもらわなければ意味がありません。社内報やイントラネットでの定期的な共有はもちろん、勉強会や社内研修など、従業員が確実にインプットできる場を設けてください。

部門・店舗でのロールモデルをつくる

営業成績とモチベーションが高い部門や店舗を、ロールモデルに定めます。ロールモデル店舗の働き方や好成績を維持できる要因を分析して、ノウハウとして社内で共有します。店長のほか従業員からも、働き方や休み方に関する独自の取り組みや、工夫しているポイントの聞き取り調査を行いましょう。

魅力ある企業は社員の味方！休暇について取引先に説明しよう

業務内容についての相談は白熱しても、休暇についてはなんとなく話題に出しづらく、互いに深く考えることが少ないこともあるでしょう。しかし、取引先や顧客と業務改善の意識をすり合わせないままでいると、負荷がかかるのは自社の従業員たちです。従業員が働きやすいと思えない環境であれば、間接的に自社の生産性低下を招きつづけてしまいます。取引先や顧客に、自社の働き方を理解してもらうことが大事です。

取締役クラスが説明に赴く

組織や仕組み、体制など、大きな変更を伴う業務改善の説明には取締役クラス、可能であれば社長が取引先に説明します。取締役クラスが赴くほど重要な事案であり、業務改善を真剣に推し進めていることを相手に意思表示できます。

告知のツールを作成する

業務改善による休暇の増大や対応時間、担当者の変更などを取引先に告げる場合、担当者の上長とともに顧客へ訪問するのが理想です。この際、用意しておきたいツールが、業務改善や休暇制度の変更などを記すドキュメントです。口頭では踏みこんだ理解が得られるとは限らないからです。案内にドキュメントを渡すのと同時に、会社の休暇カレンダーを作成し、会社としていつが全体休暇になっているのか伝える方法もあります。社員の有給休暇予定も合わせて記入できる様式にしておけば、担当者が休むことも事前にわかります。

相手が享受するメリットを提示

取引先に理解を求めるだけの説明ではなく、休暇によって相手にどのようなメリットがもたらされるのかを伝えることが大切です。

まずは大企業から説明する

大企業から順に回ります。中小企業よりも大企業のほうが、業務改善に対する理解も得られやすい傾向にあるからです。また、大企業で先例をつくることができたら、その後の取引先に対する説得材料にもなります。

企業の魅力を発揮するには顧客とスケジュールをすり合わせられる仕組みが必要

無理をして顧客や取引先の都合に応じていると、所定外労働や長時間労働が慢性化してしまい、仕事の質も下がってしまいます。こうした状況を防ぐためにも、効率的にスケジュールを調整できる方法を取り入れましょう。

日程調整ツールを導入

日程調整ツール上で、スケジュールを共有します。昨今、さまざまな日程調整ツールが登場しています。中にはGoogleカレンダーやOffice 365と連携して、手軽に日程調整できる便利なものも。

ツールを取り入れるほどではなく、日程調整も頻繁でない場合は、Googleフォームを活用しましょう。希望日時をチェックボックス式で選べるようにし、URLを共有するだけで、日程調整ツールに応用できます。

オンラインを活用

ZoomやGoogle Meetを用いてオンラインでの面談や商談を行います。オンラインであれば対面で会うよりも拘束時間が少なく、日程調整もしやすくなります。

客先常駐のケースは、コミュニケーションを増やす

客先常駐の社員は自社と常駐先で板挟みになっており、自社の一存による変革が難しいのが現状です。まずは上長同士のコミュニケーション不足を解消し、客先常駐社員の働き方を見直しましょう。

休暇の説明には管理職が同席する

契約時や打ち合わせ時には、管理職が顧客のもとに赴き、常駐社員の働き方についての説明を行います。

連絡はグループチャットで行う

顧客も加えたグループチャットで連絡を取るようにすることで、自社・客先常駐の社員・顧客の三者で、円滑に連携を取れるようになります。客先常駐の連絡はグループチャットで行うことを原則とするのも大きな改革となります。

あらかじめリスクヘッジに努める

プロジェクトで生じる可能性のあるリスクについて、あらかじめ顧客と対応方法を共有しておきます。厚生労働省の調査によると、IT業界の所定外労働の主な原因には、トラブルなどの緊急対応、顧客対応、仕様変更などが挙げられます。こうした所定外労働を招く課題の対策を話し合い、対応策を練っておくことが重要です。

□ 現状と問題点を正確に分析しているか
□ 具体的な改善方法が挙げられているか
□ 改善対策は分析した原因に対応しているか
□ 改善対策は実現可能か
□ 達成期日が設定されているか、また、無理はないか
□ 改善対策に要する経費や人員は現実的か

自社の打ち合わせはサテライトオフィスで

ニューノーマルの働き方では、経費が抑えられるサテライトオフィスの活用が注目を集めています。客先常駐で勤務していると、常駐先ではできない業務が発生し、自社に戻って作業しなければならない場合があります。サテライトオフィスを活用することで、手間や移動時間を短縮して作業を行うことができます。管理職との定期面談や、顧客を交えての打ち合わせもサテライトオフィスで行えば、無駄な時間を省くことができます。

まとめ・・・社員にとって魅力ある企業とは何か？

社員にとって魅力のある会社とは何か？　長らくその答えは「労働に見合った高い報酬」でした。社員は報酬を得るために頑張って働き、マイカーやマイホームを購入したのです。しかし現代の、特に若い層は、車や家などへの購買意欲は昔ほど旺盛ではありません。つまり、インセンティブは必ずしも社員のモチベーションを高める要素ではなくなってきたのです。

では現代の価値観では、何が企業の魅力なのでしょうか。人材派遣・人材紹介を手がけるマイナビが就職活動中の大学生を対象に行った調査（『2020年卒 マイナビ大学生就職意識調査』）では、企業選択のポイントとして「安定している会社（39.6％、前年比6.6pt増）」、「自分のやりたい仕事（職種）ができる会社（35.7％、前年比2.4pt減）」が1位、2位に。3位に「給料の良い会社」がランクインしましたが、全体の割合は19.0％（前年比3.6pt増）と、30％台後半の1位、2位とは約20％も差がついています。

就活生の価値観に迎合する必要は必ずしもあるとは思いません。しかし、長く働きたいと考える若者がこれだけいる一方で離職率の高さに悩む経営者が減らないのは、働き方に問題がある企業が多いからではないでしょうか。

社員が満足して働ける環境を構築できれば定着率も向上し、経験豊富な社員が増えます。そのような社員は将来、若手の育成にも大きく貢献してくれるでしょう。それはつまり、1人の離職が新たな離職者を招くのとは正反対の、正のスパイラルといえます。それこそが、企業を成長させる仕組みの一つといえます。